¿Qué dicen los datos sobre los mensajes que reciben respuesta?
El estudio más grande publicado es el de LinkedIn, sobre decenas de millones de InMails de recruiters corporativos entre mayo de 2021 y abril de 2022. Es InMail y no mensaje directo ni mail, pero es lo más sólido que hay.
- Los InMails de menos de 400 caracteres respondieron un 22% por encima del promedio; los de más de 1.200, un 11% por debajo. Solo el 10% de los InMails era así de corto.
- Los enviados de a uno respondieron un 15% más que los enviados en bloque.
- Los viernes respondieron un 4% por debajo del promedio y los sábados, un 8% por debajo. De lunes a jueves, dentro del 1%.
- Los candidatos con Open to Work respondieron un 37% más.
- El 65% de las respuestas llegó dentro de las 24 horas y el 90%, dentro de la semana.
¿Cómo se estructura un buen primer mensaje?
Tres partes, en este orden. Primero, por qué le escribís a esa persona: algo de su perfil que muestre que lo leíste, no «vi tu perfil y me pareció interesante». Segundo, qué hay: el tipo de empresa, el desafío y uno o dos datos duros como modalidad, rango o ubicación. Tercero, qué le pedís: algo chico y fácil de aceptar.
El dato que más pesa en la decisión del candidato suele ser el que menos se pone: el rango salarial o, al menos, si mejora lo que tiene. Si el cliente lo permite, ponelo. Si no, decí la modalidad y la seniority con claridad para que el candidato se descarte solo si no le sirve.
Evitá abrir con la empresa de la consultora. Al candidato le importa la posición, no quién la trae. Y si no podés nombrar al cliente, describilo bien: «fintech argentina de 200 personas que opera en cuatro países» dice más que el nombre.
¿Cómo cambia el mensaje según la seniority?
Seis ejemplos, todos por debajo de los 400 caracteres. Son ilustrativos: cambiá los datos por los de tu búsqueda.
- Junior: «Hola [Nombre], vi que hiciste el proyecto de React en tu último curso. Una empresa de software de Rosario busca desarrolladores junior, 100% remoto, con mentor asignado. ¿Te cuento en un mensaje más?»
- Semi senior: «Hola [Nombre], tres años de soporte a SAP MM en consumo masivo es justo lo que busca un cliente industrial en Córdoba para pasar a consultor funcional. Híbrido, dos días en planta. ¿Tenés diez minutos esta semana?»
- Senior técnico: «[Nombre], tu trabajo migrando pagos a microservicios en tu empresa actual es el problema que tiene una fintech de 150 personas. Rol de Staff Engineer, remoto LATAM, en dólares. ¿Te interesa ver el detalle?»
- Líder de equipo: «Hola [Nombre], armar un equipo de ventas de cero a ocho personas, como hiciste en tu empresa anterior, es lo que necesita una SaaS de logística que entra a Chile. ¿Hablamos quince minutos?»
- Gerente: «[Nombre], una industria alimenticia de Mendoza busca Gerente de Planta para su segunda línea. Viene de un proceso de expansión parecido al que lideraste. Te escribo antes de abrir la búsqueda. ¿Te llamo?»
- Director o C-level: «[Nombre], estoy trabajando de forma confidencial una posición de CFO en una compañía de servicios regional. Por tu recorrido, sos de las pocas personas con quien quería hablarlo. ¿Te parece una llamada breve?»
¿Cuántos recordatorios mandar y cuándo?
Dos, en general. Según los datos de LinkedIn, el 90% de las respuestas llega dentro de la semana, así que esperar menos de cinco o siete días para el primer seguimiento es apurarse, y esperar un mes es perder el contexto.
El recordatorio no repite el mensaje: suma algo. Un dato nuevo de la posición, una pregunta más fácil de contestar («¿te interesa, aunque sea para más adelante?») o un cambio de canal. Si en LinkedIn no aceptó la invitación, el mail es el siguiente paso natural.
El segundo recordatorio puede ser el cierre explícito: «No te escribo más por esta búsqueda; si en algún momento te interesa moverte, este es mi contacto». Un cierre así deja la puerta abierta para la próxima y no quema al candidato. Evitá mandar el primer mensaje un viernes o un sábado, los dos días que LinkedIn midió por debajo del promedio.
¿Qué variables conviene usar para personalizar a escala?
La variable de nombre es obligatoria y casi nunca alcanza. Lo que hace que un mensaje parezca escrito para una persona es la primera frase, la que habla de su perfil, y esa no se completa con un campo.
La forma práctica de resolverlo es segmentar antes de escribir. En vez de un mensaje para 200 candidatos, cuatro mensajes para cuatro grupos de 50: los que vienen de la competencia directa, los que lideran equipos, los que están en otra ciudad y aceptarían mudarse. Cada grupo tiene su primera frase y el nombre hace el resto.
Si la herramienta que usás permite más campos, como empresa actual o cargo, usalos con cuidado: un cargo mal escrito en el perfil («CEO & Founder & Dreamer») copiado en el mensaje delata la automatización peor que no poner nada.
¿Qué cambia cuando el mensaje va por mail?
El mail permite más largo, pero la regla de las tres partes sigue igual. Lo que cambia es el asunto, que hace el trabajo de la primera frase: «Staff Engineer remoto, fintech LATAM» funciona mejor que «Oportunidad laboral».
También cambia la entregabilidad. Desde febrero de 2024, Gmail exige a todos los remitentes autenticar su dominio con SPF o DKIM y mantener la tasa de spam por debajo del 0,3% en Postmaster Tools. A quienes mandan más de 5.000 mails por día a Gmail les pide además DMARC y, para mensajes de marketing, baja con un clic.
Para un recruiter eso se traduce en dos cosas: mandá desde tu cuenta de trabajo con el dominio bien configurado, no desde una casilla nueva, y no compres listas. Un mail que el candidato marca como spam te afecta en todas las búsquedas siguientes.
¿Qué no hacer en un mensaje a candidatos?
Los errores más caros son los que queman al candidato para búsquedas futuras, no los que bajan un punto la tasa de respuesta. En un mercado chico, el mismo candidato va a aparecer en tres búsquedas tuyas en los próximos dos años, y se acuerda de cómo lo trataste en la primera.
- Pegar la descripción del puesto entera en el primer mensaje.
- Abrir con «¿Estás buscando trabajo?»: el candidato pasivo contesta que no y la conversación termina.
- Escribirle dos veces al mismo candidato desde dos recruiters del mismo equipo.
- Prometer rango o modalidad que el cliente todavía no confirmó.
- Mandar el recordatorio a las 24 horas: la mayoría de las respuestas llega dentro de la semana.
- Seguir escribiendo después de un «no, gracias».
¿Cómo se sostiene esto con muchas búsquedas abiertas?
Con una secuencia armada una vez y reutilizada. El trabajo creativo es el mensaje de cada segmento; los envíos, las esperas y los recordatorios son mecánicos y se pueden automatizar. Hay varias herramientas que lo hacen; lo importante es que salga desde tu cuenta, con tu texto, y que te avise si un candidato ya fue contactado.
En el módulo de contacto de Talentum escribís el mensaje una vez, con la variable de nombre, y Talentum no lo reescribe. La secuencia manda invitación, mensaje de LinkedIn y, si el candidato sigue sin aceptar y hay mail, sigue por ahí, desde tu Gmail u Outlook.
En el caso publicado de BH Complete Solutions, con 10 a 15 búsquedas por mes, su COO cuenta que pasaron a contactar con campañas de mail y llegan a muchos más candidatos en mucho menos tiempo.