¿Cuál es el problema de una empresa de staffing con muchas búsquedas simultáneas?
El problema no es una búsqueda difícil: son quince al mismo tiempo. En una empresa de staffing cada vacante abierta suma el mismo trabajo mecánico —publicar, revisar postulantes, escribirle a cada uno, hacer el seguimiento— y ese trabajo crece con el volumen, no con la dificultad.
BH Complete Solutions, que contrata en toda LATAM para clientes del exterior, lo describía así: publicaban el aviso en LinkedIn, pagaban para que llegara a más gente y después revisaban a los postulantes a mano. Guillermo Quintana, COO de BH, estimó ese filtrado en alrededor de 24 horas por semana del equipo. Son tres jornadas de trabajo que no acercan ninguna búsqueda al cierre.
El segundo problema es de enfoque. Con un aviso publicado, el universo de candidatos es el de los que se postulan: el candidato que encaja y no está mirando avisos no entra nunca al proceso.
¿Cómo resuelve Sara el volumen de una empresa de staffing?
Sara trabaja cada búsqueda en cuatro pasos, y ninguno lo tiene que hacer el reclutador a mano. Para arrancar alcanza con una cuenta gratis de LinkedIn.
- El pedido: la búsqueda se describe en una frase, pegando la job description o con el link de un perfil de referencia. Sara devuelve la estrategia y los criterios, editables, antes de buscar.
- El sourcing: varios subagentes buscan en paralelo sobre los perfiles públicos de LinkedIn, cada uno con su ángulo —en la demo, Brasil, Cono Sur y Región Andina—, y todo se junta en una lista sin duplicados, ordenada por cuántos criterios cumple cada candidato y con la cita del perfil que respalda cada uno.
- El contacto: el reclutador escribe el mensaje una vez y la secuencia de LinkedIn y mail sale desde su cuenta. Los envíos y los recordatorios a quien no respondió salen solos.
- El filtro: a los que responden se les hace el mismo guion de preguntas. Cada respuesta recibe un puntaje sobre 10 con feedback y el candidato queda aprobado, en duda o rechazado.
¿Qué cambió en BH Complete Solutions?
BH Complete Solutions es una empresa de staffing que provee talento a clientes del exterior que necesitan contratar en toda Latinoamérica, con perfiles de IT, diseño y operaciones y entre 10 y 15 búsquedas abiertas por mes.
Con Talentum cambió las dos partes mecánicas del proceso. El filtrado inicial pasó a hacerlo la IA, y el contacto dejó de ser mensaje por mensaje: pasó a campañas de email al volumen que pide cada búsqueda. Además, empezaron a salir a buscar candidatos en lugar de esperar postulaciones.
BH no reportó time-to-hire, cantidad de contrataciones ni ahorro en dinero, así que no los publicamos.
| Antes | Con Talentum | |
|---|---|---|
| Filtrado de candidatos | Uno por uno en LinkedIn, ~24 horas por semana (estimación de Guillermo Quintana) | Automático, con la IA de Talentum |
| Contacto | Mensaje por mensaje | Campañas de email al volumen de cada búsqueda |
| Origen de los candidatos | Los que se postulaban al aviso | Búsqueda proactiva de candidatos |
| Tiempo del equipo | Revisar postulantes | Preparar las entrevistas |
¿Cómo se ordena el trabajo cuando cada búsqueda es de un cliente distinto?
Cada búsqueda vive en su propia campaña, y los candidatos quedan organizados por búsqueda. Si el equipo ya usa un ATS —Hiring Room, Lever, Greenhouse, SAP SuccessFactors, Bullhorn, Manatal, Pinpoint, Workday, Ashby, SmartRecruiters, Teamtailor, Workable, BambooHR y Recruitee, entre otros—, las vacantes abiertas de ese ATS aparecen dentro de Talentum, cada campaña se vincula a su vacante y el candidato calificado pasa al ATS desde su ficha, sin volver a tipear sus datos.
Si no hay ATS, Talentum trae su propio tablero en vista tabla o Kanban: Sin Iniciar, Contactando, Pre-Screening, Entrevistando y Finalizado. El estado de cada candidato se actualiza solo con lo que pasa en el contacto y el pre-screening.
Para mandarle la terna al cliente, el informe sale en PDF desde la misma tabla. Se elige si los candidatos aparecen con nombre o reservados, y el mail y el teléfono no se incluyen nunca.
¿Sirve también para las búsquedas de volumen operativo?
Sí. Muchas empresas de staffing combinan perfiles profesionales con vacantes operativas, y para esas el recorrido es otro: la vacante se publica en portales de empleo, en el career site y en redes, y los candidatos entran por donde ya están —WhatsApp, un código QR, referidos o la base interna de postulaciones anteriores—.
Entren por donde entren, todos caen en la misma lista de la vacante. Cada postulación se compara contra los criterios del puesto y todos reciben el mismo guion de preguntas, así que los candidatos de una tanda son comparables entre sí aunque hayan llegado por canales distintos.
El perfil se describe una vez y la búsqueda queda guardada: abrir la misma vacante el mes que viene es volver a correr lo mismo, con el mismo guion. El recorrido completo está en la página de búsquedas masivas.